【Office 實用技能精選】Excel 篇－ 12招活用 Excel 的增值技

Excel 下拉選單製作教學，支援動態更新，有新選項時自動加入下拉選單

Excel 如何製作會自動更新的「動態下拉選單」？在辦公時下拉選單能夠更加方便讓人選取所需的資料，不過若是資料有所變動，一般的下拉選單不會更新，因此今天就要與大家分享製作會自己更新的下拉選單，只要製作一次就能夠一勞永逸，如果你沒有時間學習，需要馬上使用的話，本文最後方也有提供現成的範本讓大家下載，下載後打開更改為自己的數據資料，就能夠馬上製作好一份動態更新的下拉選單。延伸 Execl 教學你也可以參考：Excel 編號自動更新，解決刪除欄位後跳號問題

首先我們需要利用 Index 函數自動判斷有多少資料，首先任意找一個空白欄輸入 INDEX 並選擇 A 直欄。

選取 A 直欄後，按下 F4 來鎖定 ( 出現 $ 符號 )。

接著利用 COUNTA 來檢測非空白的內容有多少，一樣需要按下 F4 鎖定 A 直欄。 右側提供公式給大家參考：=INDEX($A:$A,COUNTA($A:$A))

此時就可以看到公式已正確判斷出左側的庫存中，有內容的單元格位在「立可帶」這個位置。

由於我們不需要 A1 中的「庫存」這個標題，因此我們在公式的最左側加上 A2 並按下 F4 鍵鎖定。這時候公式就算寫完囉，先把整串公式複製起來：=$A$2:INDEX($A:$A,COUNTA($A:$A))

選取製作下拉選單的範圍，然後到上方工具列「資料」＞「資料驗證」。

選擇「清單」。

下面的來源貼上剛剛複製好的公式按下確定。

按下確定後會發現剛剛的公式中，因為有冒號出現，不能使用在這邊，因此我們要繞一條路來解決。

點擊工具列上方「公式」＞「定義名稱」。

名稱處輸入一個好記的名字，可以跟標題一樣，下方的參照到貼上剛剛的公式：=$A$2:INDEX($A:$A,COUNTA($A:$A))

最後回到剛剛資料驗證的地方，在來源處輸入「=庫存」，也就是剛剛在定義名稱那邊你所輸入的名稱。

到這裡會自動更新的下拉選單就製作完成囉！

來看一下成果吧！雖然步驟看起來很多，不過熟練後大概 1 分鐘內就可以製作完成，若你沒有時間學習的話，下方的範本可以直接下載，修改為自己的文字內容就可以立即使用囉。

範本下載： Excel 動態下拉選單範本.xlsx（GOOGLE下載）